Kündigungsschreiben
Schriftform der Kündigung
§ 623 BGB
Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Auflösungsvertrag bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform; die elektronische Form ist ausgeschlossen.
Zweck der Vorschrift:
Die Norm wurde durch das Gesetz zur Vereinfachung und Beschleunigung des arbeitsgerichtlichen Verfahrens (Arbeitsgerichtsbeschleunigungsgesetz) vom 30.3.2000 (BGBl. I S. 333) eingeführt und später durch das Gesetz vom 21.12.2000 (BGBl. I S. 1966) angepasst. Es ist zu beachten, dass das Befristungsrecht nunmehr speziell in § 14 IV TzBfG geregelt ist. Des Weiteren wurde durch das Gesetz vom 13.7.2001 (BGBl. I S. 1542) die Möglichkeit, die schriftliche Form durch die elektronische Form zu ersetzen, für Kündigungen und Aufhebungsverträge ausgeschlossen. Dies schließt auch die Schriftsatzkündigung mit ein. Die Hauptabsicht des Gesetzgebers hinter der Anordnung des Formzwangs in § 623 BGB besteht darin, ein hohes Maß an Rechtssicherheit zu gewährleisten und gleichzeitig die Arbeitsgerichte zu entlasten. Insbesondere soll vermieden werden, dass Rechtsstreitigkeiten darüber entstehen, ob eine Kündigung tatsächlich vorliegt, und die entsprechende Beweiserhebung soll erleichtert werden.
Warnfunktion von § 623 BGB
Kündigungsschreiben
In Bezug auf Kündigungen und Auflösungsverträge erfüllt § 623 zunächst eine Warnfunktion. Dies bedeutet, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer vor unüberlegten Handlungen im Zusammenhang mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses geschützt werden sollen. Der Gesetzgeber hat die elektronische Form bei § 623 BGB ausgeschlossen, da er der Ansicht ist, dass sie derzeit nicht die gleiche Warnfunktion wie die Schriftform bietet. Darüber hinaus hat die Schriftform eine klärende Funktion. Durch die Einhaltung dieser Form wird deutlich gemacht, dass eine Kündigung tatsächlich abgegeben wurde oder ein Auflösungsvertrag tatsächlich abgeschlossen wurde. Im Falle eines Auflösungsvertrags wird dadurch verdeutlicht, dass die Parteien sich auf die einvernehmliche Beendigung des Arbeitsverhältnisses geeinigt haben. Außerdem erfüllt § 623 eine Beweisfunktion, indem er sicherstellt, dass Kündigungen und Auflösungsverträge zuverlässig nachweisbar sind.
Aufhebungsvertrag und Auflösungsvertrag
Darüber hinaus schafft § 623 bei Auflösungsverträgen Klarheit darüber, welchen Inhalt der Vertrag hat. Obwohl die Schriftform mehrere Funktionen erfüllt, liegt der Hauptzweck darin, den Arbeitnehmer vor überhasteten Entscheidungen, einschließlich einer unüberlegten Eigenkündigung, zu schützen. In der Vergangenheit wurde dies vom 6. Senat des BAG etwas anders betont. Dieser betonte, dass § 623 „vor allem eine Klarstellungs- und Beweisfunktion“ hat, da die Identität des Ausstellers und die Echtheit der Urkunde überprüfbar werden. Die Schriftform dient dazu, Rechtssicherheit für die Vertragsparteien zu schaffen und die Beweiserhebung in Rechtsstreitigkeiten zu erleichtern. Eine Warnfunktion besteht eher als Nebenwirkung. Der 6. Senat des BAG hat ausdrücklich klargestellt, dass § 623 BGB nicht nur eine Klarstellungs– und Beweisfunktion hat, sondern auch den Schutz der Vertragsparteien vor überhasteten Entscheidungen bezweckt. Daher hat er für das Kündigungsschreiben gleichrangig eine Warnfunktion.
Formerfordernis für Kündigungen und Auflösungsverträge
Das Formerfordernis der Schriftform gilt ausdrücklich für Kündigungen und Auflösungsverträge und ist ein Wirksamkeitserfordernis. Die Norm betrifft nicht die Vertragsgestaltung an sich, sondern nur Vereinbarungen, die zur Beendigung von Arbeitsverhältnissen führen (auch der Aufhebungsvertrag). Bei der Bestimmung des Anwendungsbereichs von § 623 ist diese Begrenzung zu berücksichtigen. Der Gesetzgeber hat mit den konstitutiven Formvorschriften weitgehend den Forderungen aus den Arbeitsvertragsgesetzentwürfen entsprochen.
Wie formuliert man ein Kündigungsschreiben
Die Kündigung
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Vertragspartner], hiermit kündige ich das mit Ihnen bestehende Arbeitsverhältnis vom ______ ordentlich und fristgerecht zum ______ oder zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Bitte bestätigen Sie mir den Erhalt dieser Kündigung und das Aufhebungsdatum des Arbeitsvertrages schriftlich.
(Unterschrift)
muss in der Form des §§ 126 Abs. 1 BGB ausgesprochen werden. D. h., dass das Schreiben von dem Aussteller eigenhändig unterzeichnet sein muss. Die Unterschrift muss mit Namen oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet sein. Ein Kündigungsschreiben in der elektronische Form ist nicht möglich und unwirksam. Gleiches gilt auch für den Fall, dass eine Kündigung im laufenden Gerichtsverfahren als Schriftsatz Kündigung ausgesprochen werden würde. Ein solches Kündigungsschreiben wäre nicht wirksam.
Urkunde
Die Kündigungserklärung muss in einer Urkunde niedergelegt werden, dabei ist ohne Belang, auf welcher Weise die Urkunde erstellt wird. Die Kündigungserklärung an sich muss nicht eigenhändig geschrieben werden, wohl aber die Namensunterschrift.
Das Kündigungsschreiben kann maschinell geschrieben, vorgedruckt, fotokopiert oder von einem Dritten gefertigt werden, nicht aber die Unterschrift. Die Angabe von Zeit und Ort der Erstellung der Kündigungserklärung ist nicht erforderlich, aber durchaus ratsam. Ferner verlangt die Formvorschrift des §§ 623 BGB nicht, dass die Kündigung in einer bestimmten Landessprache erstellt wird. Ist also der Empfänger der Kündigungserklärung der deutschen Sprache nicht mächtig, spricht er beispielsweise kein Deutsch sondern ausschließlich die englische Sprache, so muss die Kündigungserklärung nicht in der englischen Sprache gefertigt werden, um wirksam zu sein.
Unterschrift
Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs muss die Kündigungserklärung abgeschlossen werden und deshalb unterhalb des Textes stehen, den Kündigungstext also räumlich abschließen. Dies ist nicht gewährleistet, wenn die Unterschrift an einer anderen Stelle der Urkunde aufgebracht wird. Zu beachten ist, dass die zeitliche Reihenfolge von Text und Unterschrift keine Rolle spielt
Die Unterschrift soll die Person des Ausstellers erkennbar machen. Es genügt dabei die Unterschrift mit dem Familiennamen. Auf die Lesbarkeit kommt es für das Kündigungsschreiben nicht an. Vielmehr ist erforderlich, dass der Erklärungsempfänger die Person des Ausstellers aus der Unterschrift erkennen kann. Sie muss auf dem Kündigungsschreiben identifizierbar sein.
Die Unterzeichnung mit einem Handzeichen einer Paraphe oder der Initialen bedarf dagegen zur Wirksamkeit der notariellen Beglaubigung. Fehlt diese, ist das Kündigungsschreiben unwirksam. Die Möglichkeit einer Kündigung durch ein schlüssiges Verhalten sind stark eingeschränkt, weil das Gesetz die Schriftform explizit fordert.
Eigenhändigkeit
Die Kündigung muss durch den Aussteller unterzeichnet werden und zwar durch Namensunterschrift. Wird die Kündigung von einer Arbeitgeberseite ausgesprochen, die aus mehreren Personen bestehen, so müssen – mit Ausnahme der Stellvertretung – alle Personen unterschreiben. Dies betrifft z.B. die Rechtsform der GbR. Die Eigenhändigkeit bei der Erstellung der Namensunterschrift schließt die Verwendung von Stempeln, der Schreibmaschine, den Telefax oder anderen mechanischen Hilfsmitteln aus. Gleiches gilt für das Kündigungsschreiben mit einer nur eingescannte Unterschrift. Auch die Kündigung per SMS und die Kündigung per Mail oder per Messenger ist aus den gleichen Gründen unwirksam.
Zugang
Das Kündigungsschreiben muss dem Empfänger zugehen. Im Falle der außerordentlichen Kündigung innerhalb der Frist des §626 BGB. Das Kündigungsschreiben geht unter Anwesenden mit der Übergabe zu, und zwar dann, wenn der Arbeitnehmer in der Lage ist, den Inhalt des Kündigungsschreibens zur Kenntnis zu nehmen. Die einmal erklärte Kündigung bzw. das dem Arbeitnehmer zugegangene Kündigungsschreiben kann nicht mehr zurückgenommen werden. Eine Rücknahme ist grundsätzlich ausgeschlossen. Die Kündigung ist eine einseitige rechtsgestaltende Willenserklärung, die grundsätzlich nicht zurückgenommen werden kann.
Ordentliche Kündigung